“Cách Tối Ưu Chi Phí Nguyên Liệu và Tăng Biên Lợi Nhuận cho Quán Cà Phê”

Chi phí nguyên liệu tăng mà lợi nhuận không khá hơn là “nỗi đau” chung của rất nhiều chủ quán cà phê, và một trong những gốc rễ ít được chú ý nhất chính là việc thiếu hệ thống định mức và kiểm soát cost cho từng món trong menu, đặc biệt là nhóm đồ uống bán chạy.

Bài viết này tập trung vào một tiểu đề tài cụ thể: xây dựng và áp dụng định mức nguyên liệu cho từng món để kiểm soát cost đồ uống, từ đó nới rộng biên lợi nhuận mà không cần tăng giá bán đột ngột hay cắt giảm chất lượng khiến khách rời bỏ quán.

Vì sao cùng doanh thu nhưng lợi nhuận mỗi quán mỗi khác?

Nhiều chủ quán chia sẻ rằng quán đông khách, doanh thu nhìn trên sổ sách khá ổn nhưng cuối tháng cộng lại vẫn gần như “hòa vốn” hoặc lỗ nhẹ, trong khi những quán khác doanh thu tương đương lại duy trì được biên lợi nhuận khá dễ chịu.

Điểm khác biệt lớn thường nằm ở khả năng kiểm soát cost nguyên liệu: quán nào có định mức rõ ràng cho từng món, kiểm soát chặt hao hụt và thất thoát thì biên lợi nhuận được giữ ổn định; quán nào “pha theo cảm giác”, nhập hàng theo thói quen thì chi phí nguyên liệu phình lên khó kiểm soát.

Một cốc cà phê sữa đá nếu lệch 10–15 ml sữa đặc, 3–5 g cà phê hoặc một ít đá so với định mức ban đầu, nhìn riêng từng cốc thì không đáng kể, nhưng nhân lên hàng trăm ly mỗi ngày và hàng nghìn ly mỗi tháng sẽ tạo ra khoản chi phí rất lớn mà nhiều chủ quán không nhận ra.

• Dấu hiệu 1: Giá vốn tăng theo thời gian dù giá nhập nguyên liệu gần như không đổi.
• Dấu hiệu 2: Món bán chạy nhất lại không mang về nhiều lợi nhuận nhất vì cost “đội” lên trong im lặng.
• Dấu hiệu 3: Chủ quán khó trả lời chính xác một ly đồ uống tốn bao nhiêu tiền nguyên liệu, chỉ ước chừng.

Khi không trả lời được chi tiết chi phí cấu thành từng ly đồ uống, mọi quyết định quan trọng như định giá menu, khuyến mãi, combo hay lựa chọn nhà cung cấp đều mang tính cảm tính, khiến việc tối ưu chi phí nguyên liệu và tăng biên lợi nhuận cho quán cà phê trở nên rất khó khăn.

Quy trình xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món

Thay vì cố gắng siết chi phí một cách chung chung, cách hiệu quả hơn là bắt đầu từ việc thiết lập định mức nguyên liệu rõ ràng cho từng món trong menu, đặc biệt là nhóm đồ uống chủ lực chiếm phần lớn doanh thu.

Một quy trình thiết lập định mức bài bản không chỉ giúp bạn biết chính xác cost trên từng ly, mà còn tạo nền tảng cho mọi hoạt động tối ưu tiếp theo như tính giá bán, tính điểm hòa vốn, lựa chọn size cốc và thiết kế chương trình khuyến mãi phù hợp.

• Bước 1 – Chọn nhóm sản phẩm ưu tiên: Xác định 10–15 món chiếm khoảng 70–80% doanh thu để làm định mức trước, tránh bị “ngợp” vì muốn làm toàn bộ menu một lúc.
• Bước 2 – Ghi nhận công thức thực tế: Cho barista pha đúng như hiện tại, cân – đong – đo bằng cân điện tử và dụng cụ chuẩn, ghi lại số gram hoặc ml từng thành phần, bao gồm cả đá, topping và trang trí.
• Bước 3 – Chuẩn hóa lại định lượng: Làm tròn số liệu về mức dễ nhớ, dễ áp dụng hằng ngày (ví dụ 18 g thay cho 17,6 g) nhưng vẫn giữ được hương vị mong muốn.
• Bước 4 – Quy đổi ra chi phí: Từ giá nhập từng loại nguyên liệu, quy đổi chi phí trên mỗi gram hoặc ml, sau đó tính tổng cost nguyên liệu trên một ly.
• Bước 5 – Gắn định mức với công thức pha chế: In hoặc lưu trữ định mức kèm hình minh họa vào sổ tay bar, đặt ngay tại quầy để nhân sự dễ tra cứu và tuân thủ thống nhất.

Sau khi hoàn thành quy trình này cho nhóm sản phẩm chính, bạn sẽ lần đầu tiên có cái nhìn chi tiết về “bức tranh chi phí” trên từng món và biết chính xác món nào đang “ăn” nhiều chi phí nguyên liệu nhất trong quán.